随着信息技术的快速发展，集团企业面临着海量的档案数据和复杂的档案管理需求，传统的纸质档案管理已经无法满足实际需求。因此，建设一个集团企业档案管理系统是必要且紧迫的。中国电信信创数字档案管理系统实现全集团档案“收、管、存、用”全流程一体化管理，明确档案工作的新定位，贯彻企业深化改革精神，提高档案工作水平，确保电子档案统一采集、集中管理、长久保存和安全共享。集团总部和31省公司以及17家专业公司秉承统一建设思路，统一规划，同一规范，合力共建，共同打造全国集中数字档案管理系统。
一、实施背景
中国电信集团档案系统建设初始于2009年，最初仅能满足总部使用需求，系统老旧且安全检查存在漏洞、不具备异地灾备存储条件；部分二级单位自建系统较为老旧，部分没有自建档案系统，无法实现档案管理的基本要求。
基于此现状，集团公司于2018年启动了全国集中数字档案馆系统试点建设项目（总部和京浙豫三省），基于内蒙、贵州云资源池（互备）初步构建全国集中数字档案云平台，探索验证“档案上云”可行性、建立自上而下档案管理需求规范、功能框架、系统架构、数据模型和应用接口关系等关键要素。
全国集中数字档案馆系统上线后，由于系统不够完善以及运维人员短缺，严重影响档案系统的正常使用。同时，中国电信集团集约化建设发展相对滞后，集团总部以及下属45家单位档案数字资源分散，各单位业务系统多元化，“孤岛效应”严重，缺乏档案管理的统一规范，档案管理的水平也需要进一步提升，以满足高质量的档案管理需求。
二、实施目标
中国电信2022年全国集中数字档案管理系统升级扩容工程重点打通中国电信集团总部与28家省分公司、17家二级单位间档案的互联互通，实现档案高效化、智慧化的管理模式，有效集约全国信息资源节约企业档案管理成本，打造信息化、集约化的数字档案管理系统，打通与下级单位间沟通的壁垒，打破“信息孤岛”现象，实现档案“收、管、存、用”全流程体化管理，实现电子档案集中存储、信息资源全面共享，实现档案管理的规范化通过订阅、推送等技术手段，实现档案利用的智能化。而且可以明确档案工作的新定位，贯彻企业深化改革的精神，提高档案工作水平，维护档案信息的真实、完整、可用和安全。
三、建设内容
全国集中数字档案管理系统分三个部分：
第一部分是档案系统应用情况，档案系统使用十六个微服务应用来提供数字档案馆管理系统的整体应用能力，其中包括基础服务、档案管理、档案利用、四性检测、档案编研、档移交、档案鉴定、库房管理、归档服务、文件服务、检索服务、报表服务、流程服务、人脸识别、OCR识别、数据库初始化服务。
第二部分是档案系统提供的能力，档案系统以档案的“收”、“存”、“管”“用”四个业务流程为基础,提供了档案管理业务中的全流程业务能力，实现电子档案和传统档案数字副本等数字档案信息的管理和利用。
第三部分是与业务系统的对应关系，首先与统一云认证平台对接单点登录功能;与总部数字化协同办公系统对接单点登录、消息待办、数据归档、历史数据迁移四个模块;与MSS采购辅助系统、集中MSS系统合同管理子系统、MSS财务辅助系统、MSS人力资源系统、MSS计划建设系统对接数据归档接口;与MSS人力资源系统对接组织机构信息接口。以此实现统一云认证单点登录、总部数字化协同办公系统到档案系统的单点登录、实现在总部数字化协同办公系统接收消息提醒、实现各系统的数据归档功能。
中国电信集团省级公司和二级单位共有45家单位存在历史数据，数据来源为总部数字化协同办公系统和单位档案管理系统，为保证原有电子档案的延续性和可用性，与12家二级单位总部数字化协同办公系统和33家二级单位档案管理系统进行对接，实现将这些历史数据(包括电子条目信息和电子文件信息)向集团数字档案管理系统迁移。历史数据迁移包括档案系统数据和OA系统历史数据。对12家二级单位OA系统历史档案数据进行整理、校验、格式转换、挂接、数据关联、数据查看等，历史数据迁移到集团数字档案管理系统。对33家二级单位历史档案数据进行整理,校验格式转换、挂接、数据关联、数据查看等，历史数据迁移到集团数字档案管理系统。
全国集中数字档案管理系统遵循中国电信应用上云技术原则，根据集团公司规划的技术架构，使用统一建设的云服务平台和PaaS清单组件，IaaS层由天翼云统一承载，实现集约高效、自主可控、资源共享。系统具备通信保密、本地备份与恢复、保密存储、数据采集安全、数据存储安全、数据应用安全、数据销毁安全管理、访问控制、用户信息操作保护等。根据分权分域原则划分安全域，综合采用多种有效安全保护措施，实施多层多重保护，以达到纵深防御的安全目标。
四、实施效果
经济效益：
中国电信集团年合同业务量约300万份，项目推进以来，已完成试点三省，收入、支出类约2万份合同的云化签约，经测算单份合同平均节约签约耗时5天，效率提升达60%，约减少人工工时8万小时（以每份合同4小时算），按人工成本每小时100元计算，约节约人工成本800万元；启用云化签约以后，减少了实体章使用2万余次，降低了实体印章使用风险。
完成国家档案局等相关部委要求，助力数字经济发展：中国电信电子发票电子化报销入账归档实践，按国家档案局、财政部、国家税务总局要求，在2020年1月顺利通过验收，成为首批通过的验收单位。推进财务智慧运营：通过原始附件信息结构化及电子发票自动识别解析系统能力，提高了财务系统支撑能力的智能化，减少了传统人力密集型会计人员，释放财务人员向高价值的工作领域转型。2022年自动识别解析1300万张发票，可节约业财人员约216万工时。有效节约成本开支：减少纸质打印、手工签批、扫描寄送、稽核归档等作业成本约60%；节约纸张及相关设备、耗材成本约50%。
劳动合同线上签约便捷高效，执行效率高签约安全有保障，符合电子签名法。合同管理、查询、归档电子化管理，解放人力专员。
人事流程线上化，电子转单覆盖入转调离全业务场景，员工一站式办理劳各类业务。年度绩效考核档案线上化、电子收入证明等移动化操作，提高员工操作易用性。
提供统一管理、集中控制的一站式解决服务方案，高效的在线资源管理、会议管理，报表统计，企业的信息化服务更智能，提高企业会务、业务沟通效率，节约场地成本、人力成本，助力企业降本增效。
自产品上线以来累计节约纸张一百万余张，以实际行动积极投身保护环境事业为保护自然资源和生态环境作贡献。间接节省打印纸张费用约100万余元。（以彩打1张A4纸张1元的价格计）。
社会效益：
系统对接全国办公系统实现了统一管理全国办公系统归档数据，在归档过程中要求办公系统参照GBT 39362-2020《党政机关电子公文归档规范》对归档数据进行封装，让归档过程符合档案管理要求。
系统通过对接全国档案系统，迁移全国现存档案系统的历史数据，让档案数据集中存储、集中利用，解决了“孤岛效应”带来的问题，让档案数据在全集团的利用流转畅通无阻。
系统通过权限的划分，让全国档案管理员、档案利用人员都可以查询本全宗档案、跨全宗档案，通过借阅流程实现了全系统档案的线上流转，实现了集团档案的信息资源全面共享。