特别是在技术颠覆性发展、疫情和商业模式不断发展的时期，决定将部分或所有内部IT运营工作转给托管服务提供商，这可能是确保IT工作和企业长期成功发展的关键一步。
托管服务提供商具有深厚的技术知识、洞察力和专业知识，可以为企业提供价值和先进的解决方案，而这可能是内部IT团队难以实现的。数字服务和信息管理提供商美国理光公司(Ricoh USA)基础设施和工程服务副总裁Bob Lamendola指出，从一开始就以正确的心态来管理与托管服务提供商的关系，这可以带来巨大的价值。他说：“有时候这种关系可能会很不愉快，但所奠定的基础能让双方度过难关。”
在制定任何IT外包策略之前，请注意以下八种方式，以从托管服务提供商合作伙伴关系中获得最大价值。
1.如实面对自己的目标和需求
让对方了解商业目标和目的是建立成功的托管服务提供商联盟的必要条件。
Lamendola解释说：“托管服务提供商必须能够将这种理解与他们的方法如何符合这些目标进行明确。”“如果一个企业能够与托管服务提供商建立合作关系，并就双方如何工作、交流和发展达成共同愿景，那么这通常会带来积极的体验。”
坦诚和开放的策略始终非常有效，因为这反映了企业有效性方法所基于的相同基本原则：沟通、协作、共同的目标、衡量方式、分析和持续改进。Lamendola说：“当与托管服务提供商的合作关系深植于组织结构和文化的延伸部分时，这种体验是互利的。”
2.做尽职调查
花时间去研究和你的企业类似的企业所启动的一些成功的托管服务提供商合作项目。
首位联邦首席信息安全官，目前在卡内基梅隆大学海因茨学院(Heinz College of Information Systems and Public Policy)担任兼职教授的格雷格里·J·图希尔准将(已退休)建议：“在整个行业进行基准测试”。对市场进行调查，以找出您所在行业的最佳托管服务提供商。“与您的同行和那些已经将服务外包给托管服务提供商的同仁交谈，以发现风险和最佳实践，”图希尔建议道。“完整记录您的需求，不要犹豫，请一位外部顾问来提供帮助，以确保您没有忽略某些事情。”
确保您的需求建议书(RFP)明确了如何衡量具体的绩效要求，并指出所有不可协商的要求。保留进行独立第三方审核的权利。“您可能会看到一些竞争者(将)退出竞标，”图希尔指出。“这通常表明他们的营销宣传超出了他们可提供优质服务的能力。”
许多托管服务提供商会提供标准的服务模板，并且会回避那些与其常规文档不匹配的需求。“不要为您的需求而妥协，从而给您的企业带来不可接受的风险，”图希尔提醒道。“如果某个托管服务提供商无法满足您的需求，那就继续寻找下一个能满足您需求的提供商。”
3.明确您的需求，并进行情景分析
IT主管们常常会求助于托管服务提供商，因为他们希望自己的团队可以专注于更多战略性工作。管理咨询公司Kuroshio Consulting的执行合伙人兼联合创始人克里希纳·库蒂(Krishna Kutty)说：“这种转变要求您要提前了解自己的需求，这非常重要。”
在任何托管服务提供商的找寻过程中，重要的第一步是充分明确所有当前和预期的需求和期望。“例如，如果您目前仅需要某一标准服务产品，但预计以后会需要一些托管服务提供商的高级服务项目(如移动管理和应用程序监控)，那么请确保将这两方面内容都包含在需求列表中，”库蒂建议道。“如果您的需求同时包含了标准和高级服务，则需要选择一个有能力的托管服务提供商，以便在需要时可以同时使用这两种类型的服务。”
为了明确一些具体需求，库蒂建议在接触任何托管服务提供商之前进行情景分析。她说：“这些场景可能涉及升级工作、新软件、增加员工、灾难恢复等。”“根据这些场景，确定您相关的风险阈值和可接受的时间表——这些内容应该可以为您的合同谈判提供依据。”
4.寻找能将业务需求放在首位的托管服务提供商
注重预算的首席信息官会倾向于选择能满足其基本需求的廉价托管服务提供商。The Negotiator Guru是一家专门从事合同、供应商和其他商业谈判服务的公司，其创始人兼高级合伙人丹·凯利(Dan Kelly)提醒道，不要陷入这一陷阱。
凯利指出：“企业要么停滞不前，要么发展壮大，没有什么会令其长期停滞。”“随着业务的变化，您的IT需求也将发生变化，这就需要来自托管服务提供商的更多资源，否则将被视为多余的服务。”
与可提供各种易于部署、价格合理的IT服务的托管服务提供商进行合作，可使组织机构避免陷入导致关键工作流程受阻的尴尬发展困境。
5.寻找合作伙伴，而不仅仅是提供商
选择一个具有洞察力的合作伙伴作为提供商——一个经验丰富的顾问，可以顺利和成功地指导一些现代化和优化方案。
技术管理咨询集团Red Beach Advisors的创始人兼董事总经理雷·麦肯齐(Ray McKenzie)表示：“您不仅需要一个专注于标准故障/修复方法的托管服务提供商，而且还需要一个专注于您业务战略规划的托管服务提供商，以确保您保持竞争力。”
麦肯齐建议首席信息官与那些可以证明自己始终牢记为合作伙伴提供最佳技术、安全性和成本利益的托管服务提供商进行合作。他说：“托管服务提供商应真正致力于成为您公司的合作伙伴，而不仅仅是为所提供的服务收费或提供过时的技术。”
6.寻求兼容性
在技术快速变化的时代，许多企业，尤其是拥有大型内部IT团队的企业，意识到他们需要托管服务提供商来调查和部署一些最新方法。
技术和商业咨询公司Capgemini North America的云技术基础架构服务副总裁格雷格·本瑟姆(Greg Bentham)表示：“与提供商建立的合作关系可使您有机会专注于自己的核心竞争力，因为您是自己业务领域的专家，比如制造、零售、公用事业等领域。”
本瑟姆表示，从托管服务提供商那里获得最大收益实际上取决于人员以及合作关系背后的意图。“正是共同的价值观、信念和文化目标使我们在充满挑战的时代崭露头角。”
本瑟姆建议首席信息官让未来的托管服务提供商合作伙伴来阐述他们计划如何帮助内部IT团队专注于核心竞争力。他还建议，要调查他们如何关爱自己的员工。他解释说：“这种务实的方法是有效的，因为它扎根于共同的价值观，并着眼于人们如何有所作为。”
7.寻找不断追求卓越的承诺
技术咨询公司Guidehouse的IT战略业务高级解决方案顾问阿尼尔•库马尔•克里什南达(Anil Kumar Krishnananda)表示，托管服务提供商能够为其优质服务和持久合作关系提供现实案例，则表明其很可能拥有值得信赖、富有成效的合作关系。他说：“托管服务提供商承诺提供卓越的服务，这是最重要的属性。”
克里什南达表示，他的公司会检查托管服务提供商的服务质量相关信息，以便准确掌握其总体表现。他说：“在某些情况下，我们会进行情景博弈和背景调查，以确认该提供商是否适合解决某些能力缺口。”
与提供卓越服务直接相关的另一个重要属性是托管服务提供商的创新能力，特别是在数字化转型和运营效率方面。克里什南达表示：“从策略上讲，我们会关注托管服务提供商如何接纳智能自动化，这是一个更广义的概念，是指使用人工智能、分析技术和机器人技术。”
8.进行战略性思考，避免发生意外情况
对意外情况进行预测。许多与托管服务提供商合作的客户因为锁定某一提供商以及遭遇某些不利的意外情况而成为受害者，这是因为他们在计划过程中没有进行战术上的思考。图希尔表示，在业务谈判中要包含明确的指导性内容，以处理在合同结束时如何向其他供应商过渡，如何将技术方面的改进工作融入到服务中，如何管理安全性工作等等。他指出：“在进行战略性思考时，您要尽量使意外情况降到最低。”
